Wenn Sie kein Microsoft Excel-Experte sind, kann das Erstellen von Pivot-Tabellen in einer Tabellenkalkulation eine entmutigende Aufgabe sein. Es erfordert Zeit und Hingabe, die Funktionen zu lernen und die unvermeidlichen Fehlermeldungen zu überwinden. Wenn man sie einmal beherrscht, sind sie unglaublich wertvoll für jeden, der Informationen aus seiner Datenbank gewinnen möchte. Aber Excel ist nicht die einzige Lösung für Geschäftsinhaber, die ihre Datenbank in Scheiben und Würfel schneiden wollen.
Online-Datenbankanwendungen basieren auf der Grundlage einer relationalen Datenbank, die diese Funktionalität ermöglicht, aber nicht den Einschüchterungsfaktor von Excel hat. Wenn Sie mit Pivot-Tabellen nicht vertraut sind oder wenn Sie feststellen, dass Excel jetzt eine Reihe von Einschränkungen für die Analyse Ihres Datensatzes hat, dann ist es vielleicht an der Zeit, sich eine Online-Datenbank-Software anzusehen. Aber bevor wir dorthin gehen -> lassen Sie uns den Zweck einer Pivot-Tabelle besser verstehen.
Was ist eine Pivot-Tabelle?
Eine Pivot-Tabelle ist ein Werkzeug zur Datenverdichtung, das im Rahmen der Datenverarbeitung eingesetzt wird. Pivot-Tabellen werden verwendet, um in einer Datenbank gespeicherte Daten zusammenzufassen, zu sortieren, zu reorganisieren, zu gruppieren, zu zählen, zu summieren oder den Durchschnitt zu ermitteln. Sie erlaubt ihren Benutzern, Spalten in Zeilen und Zeilen in Spalten zu transformieren. Sie erlaubt die Gruppierung nach beliebigen Datenfeldern.
Pivot-Tabellen sind die perfekte Lösung, wenn es darum geht, große Datenmengen zusammenzufassen und zu analysieren. Mit nur wenigen Klicks haben Sie Zugriff auf eine ganze Reihe neuer Informationen. Wie bereits gesagt, sind Tabellenkalkulationen eine Lösung, um Pivot-Tabellen zu erstellen, aber die besten Tools erfordern nicht, dass Sie komplizierte Formeln schreiben oder jedes Mal wieder von vorne anfangen müssen, wenn Sie die Daten anders organisieren wollen. Eine Drag-and-Drop-Option, um Ihre Felder zu verschieben, ist der einfachste Weg zu gehen.
Die Herausforderung bei Excel-Pivot-Tabellen
Eine flotte, effiziente Pivot-Tabelle ist Gold wert. Der Weg dorthin ist jedoch für viele nicht-technische Excel-Benutzer die halbe Miete. Der Schlüssel liegt darin, nicht zu versuchen, dass ein einziger Bericht alles für viele Leute ist. Nutzen Sie Funktionstabellen und Pivot-Tabellen, um Datensätze zusammenzufassen und zu filtern, die jeweils unterschiedliche Geschichten erzählen, und erstellen Sie so viele Pivot-Tabellen wie nötig. Viele Excel-Anwender stellen fest, dass die Verwaltung von Berichten, die mit Excel erstellt wurden, aufgrund mangelnder Benutzerrechte nicht mehr zu bewältigen ist, wenn ihr Unternehmen komplexer wird oder die Anzahl der Benutzer steigt. Das Risiko menschlicher Fehler nimmt zu und die Genauigkeit der Berichtsdaten kann in Frage gestellt werden. Wenn Sie tiefer in die Materie einsteigen wollen und wirklich gut werden im Pivot Tabelle erstellen, dann wäre ein Excel Kurs sehr gut.
In der Regel erkennen Unternehmen in diesem Stadium, dass sie eine Online-Datenbank-Software benötigen, die ihnen dieses Maß an Sicherheit bietet, mit der Datenbankanpassung und den analytischen Tools, die sie benötigen. Und in vielen Fällen sind ERP- oder CRM-Anwendungen auf Unternehmensebene entweder nicht erschwinglich oder vielleicht einfach nicht die perfekte Lösung.
Wann verwenden Sie eine Pivot-Tabelle?
Pivot-Tabellen werden am häufigsten in Situationen verwendet, in denen Daten aggregiert und für die Analyse in Scheiben und Würfel geschnitten werden müssen. Sie sind besonders nützlich, wenn Sie Daten berechnen und zusammenfassen möchten, um Vergleiche anstellen zu können. Innerhalb von Kohezion sehen wir, dass unsere Kunden Pivot-Tabellen häufig für die folgenden Aufgaben verwenden:
– Automatische Berechnungen auf summierten oder gezählten Werten durchführen
– Prozentuale Summenbildung
– Daten nach Datum, Benutzer oder anderen Variablen segmentieren und Summen berechnen
– Organisieren von Daten in Spalten und Zeilen mit automatischen Berechnungen, die sonst mit Excel nicht möglich wären
Alternativen zu Excel-Pivot-Tabellen
Die Erstellung einer Pivot-Tabelle in der Online-Datenbank-Software von Kohezion ist weder kompliziert noch zeitaufwändig. Verglichen mit der Zeit, die Sie benötigen würden, um eine Pivot-Tabelle manuell oder in Excel zu erstellen, kann dies sogar in wenigen Minuten erledigt werden. Aber am wichtigsten ist, dass die Software, wie jede SaaS-Software für Unternehmen, über inhärente Benutzerrechte verfügt, die sicherstellen, dass Ihre Datenbank nur von denjenigen bearbeitet wird, die dies auch dürfen, um die Genauigkeit Ihrer Pivot-Tabellen und Berichte zu gewährleisten.
So erstellen Sie eine Pivot-Tabelle
Erstellen Sie Ihre Pivot-Tabelle
Öffnen Sie die gewünschte Suche in der linken Seitenleiste der Suchgruppen.
Klicken Sie auf das dritte Symbol (blauer Würfel), um von einer Gitter- oder Kalenderansicht in die Pivot-Tabellenansicht zu wechseln.
Ziehen Sie das/die gewünschte(n) Feld(er) in die Felder, um sie als Spalten und/oder Zeilen zu verwenden.
Wählen Sie einen Typ der Aggregationsansicht: Tabelle, Balkendiagramm, Heatmap, Tabelle mit Heatmap, Liniendiagramm usw.
Wählen Sie eine Art der Aggregationsfunktion: Zählung, Summe, Durchschnitt, usw.
Beispiele für Pivot-Tabellen
1. Pivot-Tabelle mit Zwischensumme – Zählaggregation – nur Spalte
Die unten stehende Beispieldatenbank ist eine Datenbank zur Verkaufsverfolgung und enthält nur einige wenige Felder wie Kategorien, Gewinn und Bundesland. Mithilfe der Pivot-Tabellenfunktion können Sie eine Pivot-Tabelle erstellen, um alle Verkäufe zusammenzufassen. Ziehen Sie einfach das Kategoriefeld als Spalte und verwenden Sie eine Tabellenansicht gepaart mit der Summenfunktion. Dies ist eine einfache Summenfunktion, die nur eine Spalte verwendet.
2. Pivot-Tabelle mit Zwischensummen-Balkendiagramm – Zählaggregation – Spalte und Zeile
Um die Funktionalitäten noch ein bisschen weiter zu treiben, können Spalten und Zeilen gepaart werden, um die Daten noch weiter zu ordnen. In derselben Datenbank kann eine Tabelle mit Zwischensummen-Balkendiagramm-Aggregationsansicht mit einer einfachen Zählaggregationsfunktion gepaart werden. Das Kategoriefeld kann dann als Spalte und das Statusfeld als Zeile verwendet werden.
Anders als Excel, das einen Fehlerverweis zurückgeben würde, erzeugt diese Kohezion-Pivot-Tabelle keine Fehler, wenn einige Felder leer bleiben.